في العصر الحالي، أصبحت المنظّمات، مهما كان حجمها أو نشاطها، تعتمد على التشغيل الآلي أو الأتمتة بمفهومها العام وتقنيات أتمتة العمليات الرقمية بشكل خاص؛ باعتبارها أحد أهم الطرق للحفاظ على الخبرات والمعارف التي تحصّلت عليها المُنشأة عبر الزمن من الضياع أو فقدانها.
والسبب الرئيس في سعي المنظّمات إلى تبنّي ثقافة التشغيل الآلي أو الأتمتة على نطاق واسع هو تقليل الوقت المستغرق والأموال المصروفة على مهام تكرارية تستغرق وقتًا طويلاً. فعلى سبيل المثال، تُشير إحدى الدراسات إلى أن موظفي المكاتب يقضون بما يقدر بـ 69 يوم عمل في السنة في مهام إدارية، مما يكلف المنظمات 5 تريليونات دولار في العام الواحد. كما أنّ المدراء التنفيذيون حول العالم يقضون حوالي 20% من وقتهم في العمل على مهام كان من الممكن أتمتتها. ولهذا السبب، أصبحت المنظمات تستخدم تقنيات أتمته العمليات الرقميه (DPA) كحل للمشاكل السابقة.
وفي هذا المقال، نُقدّم لك شرح شامل لمفهوم أتمتة العمليات الرقميه (DPA)، وفوائده، ونُبيّن الفرق بين أتمتة العمليات الرقميه (DPA) وأتمتة عمليات الأعمال (BPA)، ونختتم المقال بتوضيح علاقة المفهوم بالتحول الرقمي!
ما المقصود بـ أتمتة العمليات الرقمية (Digital Process Automation)؟
أتمتة العمليات الرقميه هي طريقة تستخدم التقنيات الرقمية لأتمتة واحدة أو أكثر من المهام التي تنطوي عليها طريقة العمل. وغالبًا ما تستخدم المنظمات “البرمجيات” كوسيلة للأتمتة من أجل الوصول بتدفقات عملها إلى المستوى الأمثل وإتمام المهام التكرارية تلقائيًا.
واستخدام طرق وأساليب أتمتة العمليات الرقميه لا يعني بالضرورة أن كُلّ عمليات العمل آلية، بل إنها غالباً ما تكون مؤتمتة جزئيًا، مما يعني أن التفاعل أو التدخل البشري في تلك العمليات سيظل مطلوبًا.
وكثيرًا ما يتم الخلط بين مفهوم أتمته العمليات الرقميه وأتمتة عمليات الأعمال، والاختلاف بينهما يتمثل في اختلاف النطاق والتوقيت. سنوضّح الفروقات بشكل أكثر تفصيلاً في هذا المقال.
فوائد أتمتة العمليات الرقميه
وكما هو الحال بالنسبة لأي نوع من التشغيل الآلي، فإن زيادة الإنتاجية هي عادة السبب الرئيسي في رغبة العديد من الشركات في استخدام التشغيل الآلي. وتوفر معظم الأتمتة تبايناً تشغيلياً منخفضاً يرتبط ارتباطاً مباشراً بالجودة والإنتاجية المرتبطة بارتفاع تكلفة العمالة البشرية.
بعض الشركات تقوم بأتمتة العمليات من أجل خفض وقت الإنتاج، وزيادة مرونة التصنيع، وخفض التكاليف، وتقليل الأخطاء البشرية، أو التعويض عن نقص اليد العاملة. وتتعلق القرارات المرتبطة بالتشغيل الآلي عادة ببعض أو كل هذه الاعتبارات الاقتصادية والاجتماعية.
بشكل عام، تجلب أتمتة العمليات الرقميه الفوائد التالية لمُنشأتك:
- تخفيض التكاليف وتوفير الوقت: إذ إن المهام المؤتمتة لا تتطلب عمالة بشرية باهظة الثمن، وكذلك تمنح أتمتة المهام للموظفين إمكانية إنجاز المهام بسرعة أكبر وتركيز وقتهم على وظائف أقل تكرارا وأكثر قيمة.
- تعزيز القدرة على التكيّف وزيادة المرونة التنظيمية: كشفت جائحة COVID-19 مؤخرًا مدى أهمية أن تتمكن المنظمات من تغيير أهدافها واستراتيجياتها بسرعة، على سبيل المثال، قدرة الموظفين على العمل من المنزل إذا لزم الأمر، أو القدرة على التحوّل إلى نموذج التعليم الإلكتروني بالنسبة للمؤسسات التعليمية.
- زيادة الامتثال والأمن: العمليات اليدوية والورقية غير فعالة وتؤدّي في غالب الأحيان إلى فقدان الوثائق والمستندات، وزيادة الاختراقات الأمنية، وانخفاض مستويات الامتثال. إن أدوات أتمتة العمليات الرقميه، مثل أدوات إدارة البيانات، تجعل من عملية تخزين البيانات وتأمينها وحجب الوصول إلى المعلومات والوثائق المهمة عملية سهلة.
- زيادة رضا الموظفين: توضح أساليب أتمتة العمليات الرقميه أدوار الموظفين ومسؤولياتهم، والأنشطة التي يلزم فيها التدخل والتفاعل البشري في جميع أنحاء المنظمة. وتتيح برمجيّات أتمتة العمليات للموظفين طلب المساعدة والتواصل السلس مع أعضاء الفريق والمدراء والمشرفين.
- تحسين خدمة وتجربة العملاء: حيث تُتيح الأتمتة للموظفين التركيز وقضاء المزيد من الوقت في مساعدة الزبائن. فعلى سبيل المثال، يمكن للمصارف والبنوك أن تُحسّن تجربة العملاء عن طريق أتمتة عملية فتح الحسابات المصرفية الجديدة.
ما الفرق بين أتمتة العمليات الرقميه (DPA) وأتمتة عمليات الأعمال (BPA)
يخلط البعض بين مفهوم أتمتة العمليات الرقميه وأتمتة عمليات الأعمال أو يستخدم نفس الكلمة لوصف نفس الشيء، وذلك بسبب الفروق الضئيلة بينهما.
وكلا الطريقتين تتشاركان في أهدافهما من الأتمتة، لكن أتمتة عمليات الأعمال هو الأتمتة القائمة على التقنية للأنشطة التي تنجز مهام محدّدة أو لسير العمل. وتُستخدم هذه المنهجية في العديد من وحدات الأعمال المهمة في المنظمة، بما في ذلك وحدات المبيعات، والإدارة، والعمليات، وسلاسل الإمداد، والموارد البشرية، وتقنية المعلومات، بهدف تبسيط وتحسين تدفق الأعمال من خلال تقنيات الأتمتة.
وببساطة، BPA يقوم ببناء وتشغيل وأتمتة العمليات اليدوية في إطار تدفقات العمل الرقمية الآلية. بينما تفترض أتمته العمليات الرقمية أن العمليات التجارية قد تم بالفعل رقمنتها (digitalized)، وتُركّز على تحسين تدفقات العمل الحالية إلى أقصى حد لتعزيز تجربة العملاء بدلًا من احتواء التكاليف.
والجدير بالذكر، إن أتمتة العمليات الرقميه هي بالأساس تطور جوهري في أتمتة العمليات التجارية، ونظرًا لارتباطهم الوثيق، ينبغي على المنظمات التي لديها خبرة في أتمتة العمليات التجارية أن تكون قادرة على تنفيذ أتمتة العمليات الرقميه بسهولة.
أتمتة العمليات الرقميه مقابل أتمتة العمليات الروبوتية RPA
كثيرًا ما يتم الخلط بين مفاهيم أتمتة العمليات الرقميه وأتمتة العمليات التجارية، وبين أتمتة العمليات الرقميهة وأتمتة العمليات الآلية أو الروبوتية، ولكنها في الحقيقة مصطلحات يُعنى بها أشياء مختلفة، على الرغم من أنها كثيرًا ما تُستخدم معًا لتحسين تجارب العملاء داخل المنظّمات.
لقد سبق ووضّحنا الفرق بين DPA وBPA. والآن سنُبيّن الفروقات بين DPA و RBA.
أتمتة العمليات الروبوتية تستخدم تقنيات الأتمتة الذكية، مثل الذكاء الاصطناعي (AI) وتعلم الآلة (ML) لأتمتة المهام المتكررة. وتهدف أتمتة العمليات الآلية إلى الاستعاضة عن التدخل البشري تمامًا في إجراءات الأعمال.
وعلى العكس تمامًا، إنّ أتمتة العمليات الرقميه لا تهدف إلى الاستغناء عن المهام المُنجَزة بواسطة البشر. بل إنه يُركّز على أتمتة العمليات لتحسين تدفق العمل. ومن هذا المنطلق، فإن أتمتة العمليات الروبوتية وأتمتة العمليات الرقميه تخدم أغراضًا مختلفة وتُستخدم لأهداف مختلفة ولكنهما يُعتبران مُكمّلان لبعضهما، وكثيرًا ما تستخدم معًا كجزء من استراتيجيات ومبادرات إدارة عمليات العمل (BPM) الشاملة في المنظمة.
أمثلة على أتمتة العمليات الرقميه
يوجد العديد من الأمثلة المختلفة وحالات استخدام لأتمتة العمليات الرقميه في المنظمات. ومن أجل فهم أفضل لكيفية عمل الـ digital process automation في إطار عملية معينة، دعونا نتناول الأمثلة التالية:
- سلعة معروضة في متجر إلكتروني لشركة ما ولكنها نافذة من المخازن!
إذا كان صنفًا معينًا غير متوفّر على موقع الشركة الإلكتروني، سينتج عن ذلك اتصالات متكررة بالموظفين للاستفسار عن الصنف وموعد توفّره وما شابه ذلك، وهذا قد يجعل الموظفون يقضوا وقتا إضافيًا في رصد وصول شحنات جديدة من المنتج حتى يتمكنوا من المتابعة مع الزبون وإخباره بالمستجدات.
في هذه الحالة، إن DPA لا تهتم بحل مشكلة نظام إدارة المخزون الخاص بالشركة، بل تُركّز على تسهيل تدفق المعلومات اللازمة للإجابة عن استفسارات الموظف والعميل، وأتمتة المهام الصغيرة (متابعة التنبيهات) لإعطاء عملائك وموظفيك معرفة كاملة حول الأصناف الموجودة في المخزون.
- التعامل مع طلبات الشراء
تعتبر عملية إدارة طلبات الشراء عملية مثالية لأتمتة العمليات الرقميه فيها لأنها متكررة ويمكن أن تُحدِث تأخيرات كبيرة في سير العمل. وتقوم المنظمات عمومًا بمعالجة العديد من طلبات الشراء كل شهر، سواء لمرة واحدة أو متكررة. وتتطلب طلبات الشراء عادة موافقة واحدة أو أكثر من قبل عدة أشخاص في أقسام مختلفة، ويتم إعادة إرسالها عدة مرات لإجراء تنقيحات وتعديلات إلى أن يتم الإتفاق.
ويمكن أن تؤدي هذه العمليات التكرارية إلى تأخير وانخفاض الإنتاجية. ومن خلال أتمتة العمليات الرقميه، يمكن للمنظمات تبسيط عملياتها المتعلقة بالموافقة على طلبات الشراء. فعلى سبيل المثال، بمجرد تقديم طلب الشراء، يمكن لبرمجيات DPA أن توجه الطلب إلى الشخص المناسب للموافقة عليه وأن تخطر الطرف الطالب تلقائيًا عند الموافقة عليه.
أتمتة العمليات الرقميه والتحول الرقمي
استراتيجية التحول الرقمي الناجحة هي التي تجمع بين أدوات أتمته العمليات الرقميه وأتمتة عمليات الأعمال لدعم التشغيل الآلي الشامل للعمليات من بدايتها إلى نهايتها؛ بغرض رفع كفاءة وفعالية العمليات داخل المنظمة، وتعزيز تجربة العملاء.
ومن المهم أيضًا أن نفهم أن أتمتة العمليات الرقميه تُعتبر أحد مُمَكِنات التحول الرقمي الرئيسية. وباعتبارها إحدى تقنيات المؤسسات، فإنها تمنح أي نوع من العمليات إمكانية الوصول إلى المستوى الأمثل، بغض النظر عما إذا كانت هذه العملية يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل أو ما إذا كانت تتطلب تدخلاً بشريًا للتعامل مع المهام المُعقّدة والتي ينتج عنها قرارات مصيرية.
استنتاج
مفهوم أتمته العمليات الرقميه قائم على فكرة أن أي تحسين تقوم به يجب أن يتم مع وضع زبائنك في الاعتبار الأول. وتحقيقًا لهذه الغاية، فإن الخطوة الأولى لوضع خطة أتمته العمليات الرقميهة موضع التنفيذ تتلخص في معرفة رغبات زبائنك وتحديد احتياجاتهم.
والجدير بالذكر أنّ النجاح في اعتماد وتبنّي أتمتة العمليات الرقميه يتطلب تنسيقًا واسع النطاق وإشرافًا إداريًا مُحكم بسبب الأثر الواسع لهذه التقنيات وأثرها التحويلي على جميع الأنشطة والنظم والعمليات والبنية التحتية الخاصة بالأعمال.
