استشارات إدارة المشاريع (PMO)

سؤال آخر يبرز لدى الحديث عن إدارة المشاريع، إذ أن الانتشار الكبير لمفهوم إدارة المشاريع جعل البعض يشكك في جدوى الأدوات والآليات التي يتم اعتمادها، واعتبار الموضوع مجرد صيحة نالت إعجاب المؤسسات والرؤساء التنفيذيين. في الحقيقة، لا يمكن أن ننكر أن إدارة المشاريع هي في الحقيقة واحدة من الصيحات في عالم الأعمال المعاصر، وفي نفس الوقت، لا يقلل هذا على الإطلاق من أهمية إدارة المشاريع والحاجة لها.

ويمكن تلخيص أهمية إدارة المشاريع بالتحديات التي تواجه بيئة الأعمال المتغيرة اليوم، إذ خلافاً لما كان عليه الحال قبل 200 عام، حيث كانت كل صناعة تستغرق عقوداً للتطور، يواجه عالم الأعمال اليوم بيئة سريعة التغير، مع تكنولوجيا تغيّر من شكل الأعمال والمؤسسات يومياً، وحدوداً مفتوحة للشركات متعددة الجنسيات للعمل بين الدول، إضافة لمستويات عالية من المنافسة، وحاجة أكبر من أي وقت مضى لإيلاء الأهمية لرأس المال الفكري في المنظمة، ممثلاً بالموارد البشرية والخبرات والمعارف وغيرها.

 كل هذا، يجعل من إدارة المشاريع بشكل احترافي حاجة لرفع كفاءة الأعمال وتحسين فعاليتها، إضافة لتمكين المؤسسة على الاستمرار في الأسواق المتغيرة.

وتبرز هذه الحاجة بشكل أكبر في المؤسسات التي تعتمد على الهيكل القائم على المشاريع، كمؤسسات التطوير العقاري على سبيل المثال، والتي ليس لها عمل يومي تقليدي، ولكن يتركز عملها على شكل مناطق عقارية ومنشآت تعمل بها بشكل مؤقت، لذا فهي تنظر لهذه الأعمال على أنها مشاريع وتحتاج لرفع مهارة إدارة المشاريع لديها لتكون ناجحة ورابحة.

ويمكننا تلخيص أبرز فوائد الإدارة الناجحة للمشاريع بما يلي:

• تحسين فرص المؤسسة بالوصول للنتائج التي ترغب بها
• تخطيط الموارد حسب الأولوية، وضمان الاستخدام الأكفأ لها
• تحديد نطاق العمل وقيود المشروع بشكل واضح منذ البدء
• رفع جودة العمل والإنتاجية
• تلبية احتياجات العملاء وأصحاب المصلحة في المشروع

بعد أن تعرفنا على مفهوم إدارة المشاريع، والحاجة للعمل بشكل متخصص في هذا المجال، سنبدأ بالتعرف على المنهجيات التقليدية في إدارة المشاريع.

1. المدرسة الأمريكية – إدارة المشاريع الاحترافية PMP:

وهي واحدة من أشيع المدارس والمنهجيات في إدارة المشاريع، تعود إلى معهد إدارة المشاريع Project Management Institute، وهو عبارة عن مؤسسة غير ربحية عالمية معنية بإدارة المشاريع ومقرها ولاية بنسلفانيا في الولايات المتحدة الأميركية.

تقوم منهجية إدارة المشاريع الاحترافية على توزيع عمل المشروع في 5 مراحل رئيسي وهي البدء، التخطيط، التنفيذ، المتابعة والتحكم، والإغلاق. ويتم توزيع عمل إدارة المشروع في 10 إدارات رئيسية هي:

• إدارة تكامل المشروع
• إدارة النطاق
• إدارة المخطط الزمني
• إدارة التكاليف
• إدارة الجودة
• إدارة الموارد
• إدارة الاتصالات
• إدارة المخاطر
• إدارة التوريد
• إدارة أصحاب المصلحة

وتعتبر شهادة إدارة المشاريع الصادرة عن معهد إدارة المشاريع واحدة من أرقى الشهادات وأكثرها عائداً على الاستثمار من حيث ارتفاع دخل حامليها مقارنة بغير حامليها، ويتطلب الحصول على هذه الشهادة الخضوع لساعات تدريبية وامتحان طويل إضافة لدفع رسوم الانتساب للمعهد.

2. المدرسة الانجليزية – إدارة المشاريع في البيئات المُتحَكم بها Prince 2:

تعتبر المدرسة الإنجليزية نموذجاً للخيار الثاني الشائع بين المنهجيات التقليدية في إدارة المشاريع، وهي معتمدة في المملكة المتحدة وعدد من دول أوربا الغربية إضافة لأستراليا.

بشكل مشابه للمدرسة الأميركية، تعتبر هذه المنهجية إطار عمل ونظام احتراف وفق شهادات معتمدة، وهي تقسم عمل المشروع إلى مراحل يمكن إدارتها، ومراحل يمكن التحكم بها، ومن هنا يأتي اسمها إدارة المشاريع في البيئات المتحكم بها PRoject IN Controllable Environments.

وعموماً، تحدد المدرسة الإنجليزية ستة مجالات تعتبرها بمثابة أهداف للأداء، وهي موزعة على ما يلي:

• النطاق
• المقياس الزمني
• الخطر
• الجودة
• الفوائد أو المنافع
• التكاليف

وتعتمد هذه المدرسة سبع مبادئ في إدارة المشاريع وهي:

1. الحاجة لتبرير الأعمال المستمر
2. التعلم من التجربة
3. الأدوار والمسؤوليات المحددة
4. الإدارة عبر مراحل
5. الإدارة بالاستثناء
6. التركيز على المنتجات
7. تفصيل المشروع لموافقة البيئة المحيطة

وعلى الرغم من النجاح الكبير الذي حققته المنهجيات التقليدية في إدارة المشاريع، إلا أن تطور الأعمال الذي فرضته الثورة التقنية جعل من أدواتها محدودة بعض الشيء، ما دفع لظهور مفاهيم جديدة في الإدارة تم جمعها تحت ما يسمى بالإدارة الرشيقة للمشاريع.

ويمكن اعتبار مجال تكنولوجيا المعلومات هو من شدد على الحاجة لوجود منهجية في الإدارة الرشيقة، إذ يتصف هذا المجال بتطور التكنولوجيا السريع، إضافة لصعوبة تحديد متطلبات العميل بشكل واضح ودقيق منذ البدء، والتغييرات المختلفة التي يمكن أن تطرأ على البرمجية خلال مراحل تطويرها واختبارها. لهذه الأسباب كانت الحاجة لمنهجية أكثر قدرة على مواكبة التغييرات وتلبية متطلبات أصحاب المصلحة بأقل هدر ممكن.

يمكن تعريف سكرم SCRUM على أنه إطار العمل الذي يعمل الناس ضمنه للوصول إلى حلول معقدة تقدم أعلى قيمة ممكنة. وفي الواقع لا يعتبر scrum منهجية عمل مستقل، ولكنه إطار عمل متعدد المكونات يركز على مبدأ التجريب والاختبار بدلاً عن مبدأ التخطيط المبرمج، مع إيلاء الأهمية للأفراد ومهاراتهم في معالجة التعقيدات المرتبطة بالمشروع.

بالتالي، يمكننا القول أن منهجيات الإدارة الرشيقة باختلافها، تستند إلى مبادئ SCRUM بشكل ما، وتحاول خلق منهجية لإدارة المشروع ضمن إطار العمل هذا.

لا بد أن الإجابة عن هذا السؤال ليست سهلة، ولكنها ليست معقدة إذا ما تم اتباع الخطوات التالية:

1. حدد الهدف من المكتب: فلكل مؤسسة هدف خاص من مكتب إدارة المشاريع، إذ تهدف بعض المؤسسات لتهيئة مركز لإدارة ومراكمة المعرفة والخبرة فيها، فيما يكون هدف مؤسسات أخرى هو إدارة كل المشاريع من قبل هذا المكتب، وتنظر مؤسسات أخرى للمكتب على أنه مختص بتحديد الضوابط الخاصة بإدارة المشاريع فحسب.
2. حدد الصلاحيات الخاصة بالمكتب، وقم باختيار الفريق المناسب: اعمل على تحديد فيما إذا كان لمكتب إدارة المشاريع صلاحيات واسعة أم لا، وفيما إذا كان دوره رقابي فحسب أم رقابي وتنفيذي. يلي ذلك تحديد الفريق الذي سيعمل في هذا المكتب: هل سيتشكل من موظفين حاليين في الشركة؟ ولمن ستتبع إدارته؟
3. قم بتحديد الخطة السنوية لمكتب إدارة المشاريع: ولا شك أن هذه الخطة ستكون ذات جانب تنفيذي متعلق بالمهام اليومية للمكتب، وذات جانب استراتيجي مرتبط بتطوير أداء المكتب وعلاقته باستراتيجية المؤسسة.
4. قم بتخصيص الموارد اللازمة: سواء كانت موارد مالية أو منشآت وتجهيزات أو تكنولوجيا وغيرها. لا بد هنا من الاهتمام أيضاً بتدريب فريق المكتب وبناء قدراته في المهام الجديدة التي سيعمل بها.
5. تابع وقيم بشكل مستمر: على الرغم أن مكتب إدارة المشاريع غالباً ما يكون مسؤولاً عن متابعة وتقييم المشاريع الأخرى، إلا أنه لا يجب أن ننسى أنه يحتاج لمتابعة وتقييم هو أيضاً، لضمان تحقيق الهدف المرجو من تأسيسه بالمرتبة الأولى.

وتعتبر هذه الخطوات بمثابة خريطة عامة لتأسيس مكتب إدارة المشاريع، إلا أن يجب عدم إهمال حقيقة أن الواقع سيواجه إدارة المشاريع بتحديات كبيرة ومتعددة.

ومن أبرز التحديات التي تواجه العاملين في إدارة المشاريع:

• التقلبات الاقتصادية والسياسية التي تؤثر على النشاط التجاري في الدولة، وعلى الأعمال العابرة للحدود وعمل الشركات متعددة الجنسيات.
• المتغيرات العالمية والبيئية، فجميعنا اختبر تأثير انتشار فيروس كورونا على أداء الأعمال عبر العالم، ولهذا أثر كبير على إنجاز المشاريع وفق المخطط لها.
• صعوبة تحليل متطلبات أصحاب المصلحة بشكل دقيق، وصعوبة إدارة التواصل ضمن المعنيين بعمل المشروع.
• تنوع الموارد البشرية ضمن فريق المشروع، خصوصاً أن بعض الفرق لا يكون لها تجربة سابقة في العمل سوياً.
• تنوع المنهجيات في مجال إدارة المشاريع، وصعوبة اختيار المنهجية المناسبة.

ولتجاوز هذه التحديات، تلجأ الكثير من المؤسسات الراغبة بتطوير أدائها في إدارة المشاريع إلى الاعتماد على وكالات وشركات متخصصة في مجال تطوير الأعمال وإدارة المشاريع، والتي يمكن أن تقدم خدمات متنوعة تتراوح من التدريب والتوجيه إلى الإدارة بالوكالة والتعاقد.