نظام إدارة المجالس واللجان
منصة متكاملة لإدارة المجالس واللجان
انتقل من الإدارة التقليدية إلى الحوكمة الذكية عبر حل رقمي شامل، صُمم لتمكين القيادات من اتخاذ قرارات دقيقة وفعّالة، وتعزيز الشفافية، وضمان الامتثال لأعلى المعايير العالمية والمحلية.
عصر الحوكمة الرشيقة
في ظل التحولات المتسارعة التي تشهدها بيئة الأعمال عالمياً، وضمن مستهدفات رؤية المملكة 2030 في التحول الرقمي والتميز المؤسسي، أصبحت إدارة المجالس واللجان ركيزة استراتيجية لاستدامة المنظمات.
يواجه صناع القرار اليوم تحديات هائلة، بدءاً من صعوبة جمع البيانات من البريد الإلكتروني والأوراق، وصولاً إلى تعقيدات تتبع تنفيذ القرارات وضمان أمن المعلومات الحساسة. هنا يأتي نظام إدارة المجالس واللجان | من شركة ريناد المجد (RMG)
كأداة حوكمة ذكية تُحوّل الاجتماعات إلى منصة قيادة، والقرارات إلى إنجازات، والحوكمة إلى قيمة ملموسة.
لماذا تحتاج المؤسسات الكبرى إلى نظام إدارة المجالس واللجان من شركة RMG؟
إن الاعتماد على الوسائل التقليدية في إدارة المجالس واللجان العليا لم يعد خياراً آمناً. التحديات التي يعالجها نظامنا تشمل:
- هدر الوقت الإداري: استنزاف ساعات طويلة في التحضير اليدوي وتوزيع المرفقات.
- مخاطر أمن المعلومات: تداول المستندات السرية عبر قنوات غير مؤمنة يزيد من احتمالية التسريبات.
- غياب المتابعة: صعوبة تتبع حالة القرارات والتوصيات بعد انتهاء الاجتماع، مما يؤدي إلى ضياع الفرص.
- تعقيد الامتثال: صعوبة مواءمة محاضر الاجتماعات مع اللوائح التنظيمية والرقابية بشكل فوري.
كيف نحول "الاجتماع" إلى "قيمة"؟
نظام إدارة المجالس اللجان من RMG هو “منظومة حوكمة رقمية” متكاملة وبيئة عمل تفاعلية تضمن تدفق المعلومات بسلاسة من لحظة إعداد جدول الأعمال وحتى صدور تقارير الإنجاز النهائية.
القيمة الجوهرية التي نقدمها:
حوكمة مؤسسية فعّالة
تنظيم كامل لدورة حياة الاجتماعات بما يتوافق مع أفضل الممارسات العالمية، مما يقلص الفجوة بين التخطيط والتنفيذ.
رفع كفاءة اتخاذ القرار
عبر توفير وصول فوري للمعلومات التاريخية، والمحاضر السابقة، والبيانات التحليلية التي يحتاجها العضو قبل وأثناء الاجتماع.
الشفافية المطلقة والمساءلة
نظام تتبع دقيق يحدد “من فعل ماذا ومتى؟”، مما يعزز روح المسؤولية داخل المجالس واللجان.
الاستدامة والأمان
حماية البيانات الحساسة عبر تشفير متقدم وصلاحيات وصول ديناميكية، مع تقليل الاعتماد الكلي على الورق.
المميزات التقنية والخصائص الذكية
لقد تم تصميم كل خاصية في نظام إدارة المجالس واللجان من RMG بعناية لتلبي احتياجات المدراء وأمناء السر والأعضاء الدائمين والزائرين:
أ. إدارة الهياكل التنظيمية
بناء الهيكل التنظيمي
إمكانية تعريف مجالس الإدارة، اللجان الدائمة، اللجان المؤقتة وتحديد المعلومات الأساسية المتعلقة بها والأهداف، والأعضاء المشاركة والأدوار والصلاحيات.
ملفات الأعضاء
قاعدة بيانات مركزية لكل عضو، تشمل الملف الشخصي للعضو، العضويات والصلاحيات، والقرارات المسندة له.
ب. دورة حياة الاجتماع (قبل - خلال - بعد)
الجدولة الذكية
إرسال دعوات آلياً مع الربط بتقويمات الأعضاء (Outlook / Google).
إدارة جدول الأعمال
بناء جداول أعمال تفاعلية تتيح للأعضاء الاطلاع على المرفقات وإضافة التعليقات قبل موعد الاجتماع.
التصويت الإلكتروني
نظام تصويت مشفر، مع احتساب النصاب القانوني آلياً لضمان شرعية القرارات.
تدوين المحاضر الرقمية
أدوات احترافية لتدوين المحاضر وتحويل المداولات إلى قرارات موثقة بلحظات.
ج. التوقيع الرقمي والاعتماد الفوري
بدلاً من الانتظار لأيام، يتيح النظام التوقيع الإلكتروني المعتمد على المحاضر والقرارات، مما يسرع وتيرة العمل ويرفع من مستوى الموثوقية القانونية.
د. متابعة القرارات والتوصيات والتنبيهات
بمجرد صدور قرار، يقوم النظام بإنشاء “مهام” مرتبطة بالمسؤولين عنها، مع إرسال تنبيهات آلية لمتابعة التنفيذ ورفع تقارير الإنجاز.
واجهة المستخدم وتجربة العضو
نحن ندرك أن أعضاء مجالس الإدارة يمتلكون جداول زمنية مزدحمة، لذا استثمرنا في:
البساطة المتناهية
واجهة استخدام (UX) عصرية لا تتطلب تدريباً تقنياً معقداً.
دعم كامل للغة العربية
واجهات ومصطلحات قانونية وإدارية معربة بدقة لتناسب البيئة المحلية.
تعدد المنصات
إمكانية الوصول للنظام عبر الويب، الأجهزة اللوحية (Tablets)، والهواتف الذكية بخصوصية تامة.
لمن صُمم نظام إدارة المجالس واللجان من RMG؟
نظامنا مرن بما يكفي ليخدم قطاعات متنوعة بمتطلبات مختلفة:
الجهات الحكومية والوزارات
تعزيز الحوكمة، الامتثال، توثيق القرارات، ودعم مستهدفات التحول الرقمي.
الشركات المساهمة والقابضة
لتحسين كفاءة الاجتماعات، تسريع اتخاذ القرار، وحماية المعلومات الحساسة.
البنوك والمؤسسات المالية
توثيق القرارات الحرجة، الامتثال التنظيمي، وحوكمة عالية المستوى.
المنظمات غير الربحية والهيئات
لتنظيم أعمال مجالس الأمناء وضمان الشفافية أمام المانحين والجهات الرقابية.
الأمان والسرية: خطنا الأحمر
في RMG، الأمن ليس ميزة إضافية، بل هو الأساس:
تشفير البيانات (End-to-End Encryption)
حماية البيانات أثناء النقل وأثناء التخزين.
تعدد مستويات الصلاحيات
تحكم دقيق في من يمكنه رؤية، تعديل، أو تحميل المستندات.
سجل الأحداث (Audit Trail)
توثيق كامل لكل نقرة يقوم بها أي مستخدم داخل النظام لضمان المساءلة.
التوافق المحلي
استضافة البيانات داخل المملكة العربية السعودية للامتثال لمتطلبات هيئة الأمن السيبراني (NCA).
التكامل والنمو
نظام RMG لا يعمل في معزل، بل يتكامل مع بيئتك التقنية:
- الربط مع أنظمة إدارة الموارد (ERP).
- التكامل مع تطبيقات الاجتماعات المرئية (Teams, Zoom).
- الربط مع نظام النفاذ الوطني الموحد لتوثيق الهويات.
لماذا RMG هو خيارك الأمثل؟
بينما يركز الآخرون على توفير “برنامج”، نحن نوفر “رؤية“. باختيارك لنظام إدارة المجالس واللجان من RMG، أنت لا تشتري برنامجاً لإدارة الاجتماعات، بل تستثمر في:
- تقليل التكاليف التشغيلية بنسبة تصل إلى 40%.
- تسريع دورة اتخاذ القرار واعتماد المحاضر بنسبة 60%.
- تحقيق صفر أخطاء إجرائية في الامتثال والحوكمة.
نظام واحد… رؤية أوضح… وقرارات تصنع الفرق
تواصل معنا
هل أنت مستعد لقيادة التحول الرقمي في منظمتك؟ فريقنا من خبراء الحوكمة والتقنية جاهز لمساعدتك في تخصيص النظام ليناسب احتياجاتك الفريدة.