نظام رصد الاجتماعات: تمكين التحول الرقمي في إدارة الاجتماعات واللجان والمجالس للقطاع الحكومي
نظام رصد الاجتماعات
تمكين التحول الرقمي في إدارة الاجتماعات واللجان والمجالس للقطاع الحكومي
ما هو نظام رصد الاجتماعات؟
دعماً وتحقيقاً لمستهدفات رؤية 2030؛ صممنا “رصد الاجتماعات” الحل الرقمي المتكامل والمبتكر الذي يهدف إلى تحسين إدارة الاجتماعات واللجان والمجالس في الجهات الحكومية والاستشارية، وتعزيز الكفاءة والإنتاجية من خلال توفير منصة مركزية لتنظيم ومتابعة الاجتماعات واللجان والمجالس سواء كانت حضورية أو عن بُعد. صُمِّم النظام بفهم عميق لاحتياجات القطاع الحكومي، مربوطاً مع منصة نفاذ، مما يضمن تجربة آمنة وسلسة وفعالة.
لماذا نظام رصد الاجتماعات؟
تعزيز الحوكمة والشفافية
من خلال توفير منصة مركزية لإدارة الاجتماعات واللجان والمجالس، يساهم النظام في تعزيز الحوكمة والشفافية داخل الجهات الحكومية، يمكن توثيق جميع جوانب الاجتماع، من التخطيط إلى التنفيذ والمتابعة، مما يضمن أن جميع الأطراف المعنية تكون على دراية وأن القرارات تُتخذ بطريقة واضحة ويمكن تتبعها، هذا يعزز من المساءلة ويحسن من جودة الخدمات الحكومية.
منظومة إدارة مهام لمتابعة تنفيذ التوصيات
يتميز النظام بقدرته على إدارة المهام المتعلقة بتنفيذ التوصيات الصادرة عن الاجتماعات واللجان والمجالس، مما يميزه عن الأنظمة الأخرى التي تقتصر على إدارة الاجتماعات والتصويت، مع متابعة دقيقة للمهام حتى الإنجاز، وتذكيرات تلقائية وإمكانية المناقشة حولها لضمان عدم التأخر في التنفيذ، هذه الميزة تجعل من النظام أداة متكاملة لإدارة التوصيات مما يضمن رفع تقارير دقيقة عن حالة الإنجاز.
تجربة المستخدم وسهولة الاستخدام
يتميز النظام بواجهة مستخدم سهلة، مما يجعله مناسبًا للمستخدمين من مختلف مستويات الخبرة التقنية. هذا التصميم يقلل من وقت التدريب المطلوب، مما يسمح للجهات الحكومية بتبني النظام بسرعة وتحقيق فوائده في أقرب وقت ممكن.
دعم التوجهات الحديثة
صُمِّم النظام لدعم التوجهات الحديثة في إدارة الاجتماعات واللجان والمجالس على وجه الخصوص، بما في ذلك دعم الاجتماعات عن بُعد في بيئات العمل الحالية، يضمن النظام أن جميع المشاركين، بغض النظر عن موقعهم الجغرافي، يمكنهم المشاركة بفعالية في الاجتماعات وعمليات اتخاذ القرارات، هذا الجانب يعزز من مرونة الجهات الحكومية ويضمن استمرارية العمل في ظل التحديات المختلفة.
الأمان العالي
بُني النظام على معايير أمنية عالية، مع التركيز على الامتثال لمتطلبات الأمن السيبراني، وهو أمر بالغ الأهمية للجهات الحكومية التي تتعامل مع بيانات حساسة، يضمن النظام حماية المعلومات، مما يجعله خيارًا موثوقًا للجهات التي تحتاج إلى ضمان سرية وأمان البيانات.
خصائص ومميزات النظام:
يقدم النظام مجموعة واسعة من الميزات والخصائص التي تلبي الاحتياجات المعقدة لإدارة الاجتماعات واللجان والمجالس في القطاع الحكومي والاستشاري:
- إدارة الأعضاء والمجموعات: يتيح النظام تسجيل الأعضاء مع تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم، وإنشاء وإدارة مجموعات أعضاء متنوعة حسب التصنيف المناسب مما يضمن وضوح الهيكل التنظيمي، هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للجهات الحكومية التي تتعامل مع لجان أو مجالس متعددة، حيث تُعكس الأدوار الهرمية في الواقع رقميًا.
- التخطيط للاجتماعات وجدولتها: يسمح النظام بالتخطيط للاجتماعات وجدولتها بتفاصيل شاملة، بما في ذلك: عنوان الاجتماع أو اللجنة، تاريخه، وقته، مكانه، الأعضاء المشاركين ومحاور الاجتماع، يتم إرسال الدعوات عبر قنوات متعددة مثل: واتساب، الرسائل النصية، أوالبريد الإلكتروني، مما يضمن إبلاغ جميع الأعضاء والاستعداد بشكل مناسب، هذه الميزة تقلل من العبء الإداري وتعزز كفاءة الاتصال.
- خيارات الحضور المرنة: يدعم النظام المشاركة الحضورية والافتراضية، ويستوعب منصات مثل Zoom، وMicrosoft Teams، وWebEx، هذه المرونة ضرورية للعمليات الحكومية الحديثة، مما يضمن إمكانية عقد الاجتماعات بغض النظر عن مواقع المشاركين.
- التعامل مع التوصيات والقرارات: بعد الاجتماع أو اللجنة، تسجل التوصيات مع تحديد واضح للمسئوليات والأعضاء المسؤولين عنها، وزن وأهمية الصوت حسب طبيعة المنصب، والتواريخ الفعلية لتنفيذها.
- التصويت الإلكتروني والموافقة: يُسهل النظام التصويت الإلكتروني على التوصيات، حيث يتيح للأعضاء التصويت بـ: الموافقة/الرفض/محايد، والتوقيع عليها، مع إمكانية التكامل مع منصات التوقيع الإلكتروني، مما يضمن توثيق القرارات وجعلها مقاومة للتلاعب، وهو أمر بالغ الأهمية من الجانب القانوني والتدقيق في الجهات الحكومية.
- إدارة المهام لمتابعة التوصيات: بعد التصويت على التوصيات وتوزيع المهام على الأعضاء، يتيح النظام تتبع دقيق وتذكيرات تلقائية حتى إقفال المهمة، معززاً بذلك المساءلة والتنسيق بين الفرق عبر توثيق الخطوات المناقشة التفاعلية.
- التقارير والإحصائيات: يتم إنشاء تقارير تحليلات شاملة، توفر رؤى حول أداء الاجتماع أو اللجنة أو المجلس، والحضور، ونتائج القرارات، هذه التقارير لا تقدر بثمن للجهات الحكومية لمراقبة الكفاءة واتخاذ قرارات مستندة على البيانات، كما يمكن أرشفة الاجتماعات واللجان والمجالس السابقة وتوثيق محتوياتها ونتائجها.
- التخصيص: يمكن تخصيص هوية النظام لتتناسب مع الهوية الخاصة للجهة الحكومية أو الاستشارية التي تستخدمه.
- إجراءات الأمان: يتم تأمين الوصول إلى النظام من خلال طرق متعددة، بما في ذلك التكامل مع المنصة الوطنية الموحدة (نفاذ)، والتحقق من الهوية الوطنية، وتسجيل الدخول عبر البريد الإلكتروني، أو الوصول كضيف، ضامناً الامتثال لمعايير أمان عالية في التعامل مع البيانات الحكومية الحساسة، وتماشياً مع لوائح الأمن السيبراني.
نظام رصد الاجتماعات vs الأساليب التقليدية
الميزة | رصد الاجتماعات | الأساليب التقليدية |
إدارة المجموعات | رقمية، مع أدوار ووظائف محددة | يدوية، غالبًا ورقية |
جدولة الاجتماعات واللجان والمجالس | تلقائية، دعوات متعددة القنوات | جدولة يدوية، وصول محدود |
خيارات الحضور | حضوري وافتراضي، مرن | بشكل رئيسي حضوري، أقل مرونة |
التعامل مع التوصيات | تتبع إلكتروني | ورقي، عرضة للأخطاء |
التصويت والموافقة | إلكتروني، آمن، وموثق | يدوي، أقل أمانًا، يستغرق وقتًا طويلاً |
التقارير | شاملة، مبنية على البيانات | محدودة، غالبًا تجميع يدوي |
الأمان | عالي، مطابق لمعايير الأمن السيبراني | منخفض، يعتمد على الأمانة والحفظ |
في النهاية، يُعد نظام رصد الاجتماعات شريكًا استراتيجيًا للجهات الحكومية والاستشارية في رحلة التحول الرقمي. من خلال توفيره حلًا شاملًا وآمنًا وسهل الاستخدام.
عملائنا
