دليل اختيار حلول إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية

نعيش اليوم في عالم رقمي تتزايد فيه استخدام الأجهزة والتطبيقات الرقمية على نطاق واسع بمختلف القطاعات والمنظمات، وبحال ألقينا نظره سريعة على أي منظمة اليوم سنجد أنها تتعامل مع كمية هائلة من البيانات الحساسة والسرية للمنظمة وعملائها، وتعاني معظم المنظمات من خوف مستمر من تعرض تلك البيانات المختلفة التي تكون على شكل مستندات، سجلات، وثائق أو معاملات (ورقية أو الكترونية) لمخاطر التلف او الضياع، ومع الأسف نجد أن المنظمات تسعى لإيجاد حلول لإدارة هذه البيانات لكنها تنسى الخطوة الأهم من دورة حياتها ألا وهي، الارشفة الإلكترونية.

ما الذي تعنيه الارشفة الإلكترونية؟

بالنسبة لمعظم المنظمات التي لا زالت تعتمد على بيئة العمل الورقية وتحتفظ بالبيانات المختلفة على الأوراق، فإنها تختصر عملية الأرشفة بتخزين الورق في الطابق السفلي أو في المكاتب، متجاهلة الضرر الكبير الذي قد يلحق بالمنظمة بحال تلف أو ضياع هذه الأوراق، فضلاً عن أن التحول الرقمي لهذه المنظمات بظل استخدامها للأوراق لن يكون ممكناً.

نظراً للتطور والتقدم السريع للتقنية، فقد أصبحت سلامة البيانات وسهولة قراءة المحفوظات الرقمية أمراً بالغ الأهمية. وهذا يتطلب تدابير فنية وتنظيمية لضمان الحفاظ على البيانات، وأهمها عملية الأرشفة الإلكترونية.

الارشفة الإلكترونية هي عملية حفظ المعاملات والمستندات المختلفة (الرقمية والورقية) بما تحويه من معلومات في نظام الكتروني آمن بصيغة رقمية، هذا النوع من حفظ المستندات هو حاجة ناشئة عن التحول الرقمي العالمي حيث تعتبر المعاملات الإلكترونية ممارسة شائعة ومتنامية في كل من القطاعين العام والخاص.

أهمية الأرشفة الإلكترونية

إن المعاملات والوثائق عرضة للتلف أو التخريب (سواء كانت الكترونية أو ورقية)، إما بشكل مقصود أو عن طريق الخطأ أو بسبب كارثة طبيعية، مثل الفيضانات أو الحريق.

يمكن اختراق الوثائق الإلكترونية من خلال:

• التهديدات الأمنية: كالهجمات السيبرانية التي ينفذها المجرمون الإلكترونيون بهدف تدمير المنظمة أو ابتزازها للحصول على أموال.
• فشل البرامج أو الأجهزة
• انقطاع الطاقة
• أعطال الكمبيوتر

أما الوثائق الورقية فيمكن أن تفقدها المنظمة من خلال:

• السرقة
• الأخطاء البشرية
• الحوادث الطبيعية

تمنع أرشفة الوثائق الكترونياً المخاطر السابقة، مما يمنحك راحة البال ويضمن أنه في مهما حدث وفي أسوأ الأحوال، لن تتأثر بياناتك الهامة.

5 أسباب توضح أهمية الارشفة الالكترونية للوثائق

يوجد الكثير من الأسباب التي توضح الحاجة لتطبيق عمليات الارشفة الإلكترونية للوثائق والمعاملات الورقية والرقمية في مختلف المنظمات، وسنسلط الضوء في هذا المقال على أهم خمسة أسباب منها وهي كالآتي:

1.    تسهيل الوصول للوثائق التي تحتاجها

إن الارشفة الإلكترونية تساعدك على تنظيم البيانات بشكل جيد بحيث يسهل عليك العثور على الوثائق المختلفة عندما تحتاج إليها. تساعد أرشفة الوثائق على وصول موظفيك بشكل سريع وآمن إلى المعلومات التي يحتاجون إليها، مما يؤدي إلى تقليل وقت التوقف عن العمل وتقليل التأخير.

2.    تمكين مراجعة الوثائق واسترجاعها بسهولة لأسباب قانونية

قد تحتاج استرجاع بعض الوثائق والسجلات لأسباب قانونية، ووجود نظام الارشفة الإلكترونية في منظمتك سيساهم في جعل هذه العملية سهلة ومرنة، ومن ضمن الأسباب القانونية التي قد تستدعي استرجاعك لوثائق معينة في منظمتك:

• أعمال التدقيق

التدقيق يتضمن فحص سجلات عملك للتأكد من دقتها. يمكن إجراء عمليات التدقيق داخلياً بواسطة موظف من منظمتك، أو خارجياً من قبل جهة تدقيق خارجية والتي ستطلب من منظمتك وثائق ومستندات مختلفة خاصة بعملك من ضمنها:

• نماذج وإيصالات
• محضر اجتماع مجلس الإدارة
• تقارير الرواتب
• سجلات النفقات النقدية

وبحال لم تتمكن من تقديم هذه الوثائق فقد تواجه ما يلي:

1. المخاطرة بجعل عملية التدقيق أطول وأكثر تكلفة. على سبيل المثال، للتحقق من الموارد المالية لشركتك، قد تضطر إلى جمع شهادات شفوية أو بيانات مكتوبة من الموظفين والأشخاص الذين تتعامل معهم.
2. يمكن أن تتعرض لغرامات ويتم فرض عقوبات على منظمتك من قبل جهة التدقيق الخارجية.

تجعل أرشفة الوثائق والمستندات العملية أسرع وأسهل للمدققين حيث سيكون لديهم وصول فوري إلى المعلومات التي يحتاجون إليها، مما يوفر عليهم (وعلى عملك) الوقت والجهد.

• فترات الاستبقاء

من الناحية القانونية، يتعين على عملك الاحتفاظ بمستندات معينة لفترة زمنية محددة (تُعرف باسم فترة الاحتفاظ).

تتيح بعض الأنظمة كنظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية من RMG إمكانية تنفيذ الدورة الكاملة للوثيقة آلياً، ابتداءً من عمليتي الإنشاء والتخزين، إلى الاسترجاع والإتلاف.

• مطالبات قانونية

إذا تم رفع دعوى ضد منظمتك – من قبل موظف أو عميل أو منظمة أخرى – فقد يُطلب منك تقديم مستندات معينة لدعم قضيتك. سيضمن وجود سجلات جيدة التنظيم يسهل الوصول إليها إمكانية توفير المعلومات المطلوبة كجزء من أي إجراءات قانونية.

3.    تحسين حماية وأمن الوثائق المختلفة بتمكين صلاحيات الوصول

بحال قمت باستخدام أحد أنظمة الأرشفة الإلكترونية في منظمتك فستتمكن من إدارة صلاحيات الوصول المختلفة لوثائق ومعاملات منظمتك، حيث يمكن للأشخاص المحددين من قبلك فقط الوصول إليها.

عندما تقوم بأرشفة الوثائق الرقمية، يمكنك حمايتها بكلمة مرور حتى يتمكن أشخاص معينون فقط من الوصول إليها. تقوم أنظمة إدارة الوثائق بإنشاء مسار تتبع حتى تتمكن من معرفة من قام بالوصول إلى الملفات أو تغييرها أو حذفها، بالإضافة لتلقي التحديثات التي طرأت عليها في الوقت الفعلي.

تعد الملفات الورقية المؤرشفة أكثر أماناً لأن نظام إدارة الوثائق الخاصة بك سيضمن الوصول لملفاتك من قبل الموظفين الذين قمت بمنحهم الإذن والصلاحية للوصول لها. بحال كان مكان عملك معرضاً لكارثة طبيعية تؤدي إلى تدمير الوثائق ذات التنسيق الورقي، فسيكون نظام إدارة الوثائق الإلكترونية حلاً فعالاً في عملية التعافي من الكوارث.

4.    توفير المساحة في مكان العمل

توفر الارشفة الإلكترونية للوثائق مساحة تخزين قيّمة في مكتبك عن طريق الاحتفاظ بالوثائق الورقية خارج الموقع. يعني تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي أنه يمكنك إتلاف النسخ الورقية (أو تخزينها خارج الموقع) والوصول إليها عبر بوابة إلكترونية آمنة. بدلاً من ذلك، يمكنك تخزين الوثائق الورقية خارج الموقع دون تحويلها إلى نسخ رقمية مع توفير مساحة في مكتبك.

5.    منع فقدان البيانات

إن فقدان منظمة ما لوثائقها الهامة سيعود على أعمال هذه لمنظمة بعواقب وخيمة ، حيث أنها ستؤدي إلى:

• انخفاض في الإنتاجية: ستنخفض الإنتاجية في أعمالك نتيجة توقف العمل والذي قد يستغرق ساعات أو أيام لاستعادة الملفات المفقودة، ويجعل الموظفين غير قادرين على العمل. كلما فقدت المزيد من المستندات والوثائق، زاد وقت توقف عملك.
• فقدان ثقة العملاء: إن ضياع الملفات التي تحوي معلومات شخصية لعملائك، أو تعرض هذه الملفات لسرقة او تسريب من قبل جهات إجرامية، لن يؤثر على علاقتك بهؤلاء العملاء فحسب، بل قد تتعرض لغرامة كبيرة.
• الملاحقة الجنائية والغرامات: إذا فقدت معلومات سرية حساسة، أو تمكن الأشخاص الذين ليس لديهم سلطة من الوصول إليها، فقد ينتهك عملك لوائح حماية البيانات هناك العديد من النتائج المحتملة لذلك، بما في ذلك الملاحقة الجنائية والغرامات الكبيرة.
• الإضرار بسمعة المنظمة: تعتبر عمليات فقدان البيانات وسرقتها مادة شرهة لوسائل الإعلام، فلو تعرضت لحادثة من هذا النوع ستجد ملاحقات من وسائل الإعلام، الأمر الذي لا ترغب به لما سيلحقه من ضرر على سمعة منظمتك.

أسهل طريقة لمنع ذلك هي تأمين مستنداتك ووثائق عملك الهامة عن طريق أرشفتها في نظام أرشفة إلكتروني موثوق.

حلول الأرشفة الإلكترونية

تختار العديد من المنظمات استخدام أنظمة إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية لتخزين وثائقهم وإدارتها والوصول إليها.

تتنوع حلول الارشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق المقدمة من الشركات، وتجد المنظمات صعوبة في التعرف على النظام المناسب لأعمالها، تساعدك حلول الأرشفة الرقمية على:

• التخلص من التطبيقات القديمة
• سهولة البحث عن المعلومات والوصول إليها بشكل أسرع
• ضمان النزاهة للحفاظ على القيمة القانونية
• إدارة أفضل لفترات الاستبقاء والتخزين
• تمكين المكاتب والعمليات غير الورقية
• إدارة بيانات الخصوصية بسهولة

نظام إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية يجب أن يشمل خصائص أساسية وهي:

• سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد
• سهولة إنشاء وتعديل الهيكلية والتصنيف من قبل مدير النظام بدون المساس بالمحتويات
• الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون تعارض
• الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها
• الحد من فقدان الملفات وتشتتها
• توفير آلية سهلة لاستيراد الملفات
• توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق
• توفير خصائص البحث المُتقدّمة، من خلال معايير مختلفة مثل: العنوان، الكلمات التعريفية، ومحتوى النص، تعطي نتائج ذات دقة عالية
• تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات
• ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات
• استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وأداء العاملين
• إتاحة إمكانية تكامل واجهات التطبيقات البرمجية
• إتاحة إمكانية تنفيذ الدورة الكاملة للوثيقة آليًا، ابتداء من عمليتي الإنشاء والتخزين، إلى الاسترجاع والإتلاف. كما يمكن استعراض التاريخ الكامل للوثيقة، وتتبّع التغييرات التي تمت عليها خلال فترة زمنية محدّدة

الخلاصة:

إن إدارة الوثائق المختلفة وأرشفتها في هذا اليوم ضمن مختلف الأعمال لم تعد عملية صعبة أو تتطلب الكثير من المجهود، والفضل بذلك يعود للحلول الرقمية المقدمة من الشركات المختلفة والتي تساهم في إدارة الوثائق والمستندات المختلفة( الورقية والرقمية) إلكترونياً، وكذلك أرشفتها بشكل موثوق وآمن للحفاظ عليها من أي تخريب أو تلف وتسهيل استرجاعها واستخدامها متى ما كان هنالك حاجة لذلك، وقد سلطنا الضوء في هذا المقال على أهمية استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق والخصائص الهامة التي توفرها تلك الأنظمة، والتي تدعم بشكل أساسي تسهيل سير العمل والحفاظ على سمعة المنظمة وتقوية ثقة عملاءها وحماية المنظمة من التعرض لأي عقوبات قانونية او دعاوى قضائية.