عملاء يثقون بنظامنا

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMGإدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG

خصائص شاملة لتحول رقمي كامل في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

بالإضافة للعديد من الخصائص الأخرى المتقدمة والتي تشمل أدوات تحرير الوثائق وقوالب الوثائق، والخواص الخاصة بأمن المعلومات.

اتصل بنا اليوم 📞 لمعرفة المزيد عن خصائص النظام التفصيلية وكيف يمكننا أن نساعدك في إدارة وثائقك وتطبيق الأرشفة الإلكترونية والانطلاق في رحلة التحول الرقمي.
طلب عرض توضيحي

مزايا متعددة وإطار عمل يخدم جميع الإدارات بمؤسستك

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG نظام واحد مركزي لكل وثائق المؤسسة يحميها من مخاطر التلف والفقدان

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG تسهيل حفظ الوثائق وتصنيفها وفهرستها بنطاق معلومات واسع

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG تسجيل كافة الأحداث المتعلقة بالوثيقة بشكل تلقائي لضمان المراقبة

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG تتبع الأصول الورقية ومعرفة تاريخ التداول الخاص بها ومكانها الحالي

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG إشعار وتذكير المستخدمين بتجديد الوثائق أو طلب إرجاع الأصول الورقية

إدارة الوثائق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG تعزيز أمن المعلومات عبر التشفير وعبر نظام صلاحيات شامل ومرن

طلب عرض توضيحي / طلب تسعيرة

إذا كنت تود معرفة المزيد عن نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، ومعرفة كيف يمكن أن يساعد النظام مؤسستك لتدير وثائقها بشكل إلكتروني يحقق الأمان والفعالية ويعزز الإنتاجية، تفضل باتصالك بنا لكي نقدم لك عرضا توضيحيا عن النظام، ولتزويدك بكل ما تحتاج من معلومات عن أسعار نظام الاتصالات الإدارية والمعاملات الإلكترونية.👇

نسعد باتصالك واستفساراتك!


أو اتصل بنا مباشرة..


يمكنك الاتصال بنا مباشرة على الجوال

+966 55 223 96 55

الأسئلة الشائعة


ما المقصود بإدارة الوثائق والأرشفة؟

إدارة الوثائق والأرشفة هي مجموعة من النُظم والعمليات والآليات والأدوات والطرق المُستخدمة في تصنيف وثيقة ما، وتخزينها، وإدارتها، والبحث عنها عند الحاجة واستغلالها، والاحتفاظ بسجل للإصدارات المختلفة منها التي تم إنشاؤها وتعديلها بواسطة مستخدمين مختلفين؛ بغرض الحفاظ على أصالة الوثيقة. وتجري عمليات أرشفة الوثائق بغرض تفادي مخاطر فقدانها والحفاظ على سريتها.

ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

هي عبارة عن مجموعة نظم لإدارة الوثائق، تستخدم السياسات والقواعد والمقاييس العالمية في مجال إعداد أنظمة تسيير المعلومات وإدارة الوثائق والحماية الأرشيفية، وبالإضافة إلى مفاهيم أنظمة إدارة المحتوى، تعمل على تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها رقميًا بحيث تكون متاحة للمستخدم، ويمكنه استدعاؤها والاطلاع عليها وتداولها إلكترونيًا بسهولة.

ما هو نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية؟

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية هو نظام برمجي يُقوم بإدارة جميع أنواع الوثائق والمستندات الإلكترونية، ومتابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية، والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها، من خلال دمج عملية إعداد الوثائق مع أنظمة التشغيل الآلي لخطوات العمل، ما يؤدّي إلى زيادة كفاءة العمليات من حيث التكلفة والإنتاجية، وإتخاذ القرارات في الوقت المناسب.

ويعتبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية جزءً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصوّرة ونُظم سير العمل ونظم إدارة السجلات، التي تُساهم في القضاء على الأعمال الورقية في المؤسسات من خلال توفير خيارات تصوير الوثائق بواسطة المسح الضوئي (OCR)، وإدارة سير العمل.

ما هي مزايا النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق؟
  • سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد
  • سهولة إنشاء وتعديل الهيكلية والتصنيف من قبل مدير النظام بدون المساس بالمحتويات
  • الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون تعارض
  • الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها
  • الحد من فقدان الملفات وتشتتها
  • توفير آلية سهلة لإستيراد الملفات
  • توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق
  • يوفّر النظام خاصية بحث مُتقدّمة، من خلال معايير مختلفة مثل: العنوان، الكلمات التعريفية، ومحتوى النص، تعطي نتائج ذات دقة عالية
  • تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات
  • ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات
  • استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وأداء العاملين
  • يُتيح إمكانية تكامل واجهات التطبيقات البرمجية
  • يُتيح النظام إمكانية تنفيذ الدورة الكاملة للوثيقة آليًا، إبتداءً من عمليتي الإنشاء والتخزين، إلى الإسترجاع والإتلاف. كما يمكن استعراض التاريخ الكامل للوثيقة، وتتبّع التغييرات التي تمت عليها خلال فترة زمنية محدّدة
لماذا قد تحتاج إلى نظام إدارة الوثائق وأرشفة إلكتروني في مُنشأتك؟

أحدثت الثورة المعلوماتية والكم الهائل من المعلومات والوثائق تطوّرًا غير مسبوق وتغييرًا جذريّ على الأساليب المتّبعة في معالجة المعلومات وكيفية حفظها وتداولها.

ولأنّ نُظم الأرشفة الورقية بها العديد من المشاكل والقصور، أصبح التحوّل إلى استخدام الأنظمة الحاسوبية والبرمجيات المتخصّصة في حفظ المستندات والوثائق والمراسلات أمرًا هامًا لضمان نجاح عمليات الفهرسة والأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة في مؤسستك: للحفاظ على هوية الوثائق الرسمية أو الشكل القانوني لها.

ولإدراك أهمية نُظم إدارة الوثائق، تخيَّل، على سبيل الثال، كمّ الورق المُستخدَم على نطاق واسع في مؤسسة حكومية في المملكة، وكم سوف تحتاج من مساحة تخزينية مادية لتخزين كل الورق عامًا بعد الآخر. كل ذلك من ممكن أن يتم تجنّبه عند استخدام البرمجيات المخصّصة لإدارة وأرشفة الوثائق، حيث يكون كل شيء مُخزّن إلكترونيًا وعلى الخوادم، ولن تحتاج إطلاقًا إلى استهلاك مساحات تخزينية كبيرة.

ويعتبر نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية من أهم الحلول التي تساعد المؤسسات في مواجهة مخاطر التخزين والأرشفة اليدوية و مخاطر تلف الأوراق، وبدوره يؤدّي إلى تقليل من التكلفة، وزيادة الإنتاجية.

لماذا تختار نظامنا لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية دونًا عن النُظم الموجودة في السوق؟
    • اعتمدنا أحدث التقنيات التكنولوجية في برمجة وتصميم نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
    • نظامنا مُصمّم وفقًا لأفضل الاتجاهات الحديثة والمبادئ في الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق وإجراءات التعامل معها
    • النظام يمتاز بالسرعة والدقة والشفافية، وتقليل نسبة تلف و إهلاك الملفات، وسيقلّل من ضياع الوثائق بين الإدارات والوحدات، ويوضّح مسار تدفقها.
    • نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية يتميّز بإمكانية توسيعه في المستقبل دون أي عائق، بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.
    • حفظ الوثائق في مكان آمن ويحميها من الضياع ويمنحها السرية اللازمة.
    • يوفّر النظام تقنية التوقيع الإلكتروني، للحفاظ على الصبغة القانونية للوثائق ويمنع تحوير محتواها.
    • تكاليف مُخفّضة لوضع النظام وتشغيله داخل مؤسستك
    • نوفّر ميزة الدعم الفني 24/7. فريقنا جاهز لاستقبال استفساراتكم في أي وقت، وتقديم حلول لها.
    • نظامنا يوفّر عليك التكاليف الباهظة لتأمين المعلومات والوثائق
    • خدمة صيانة *مجانية لفترة محدودة
    • نُقدّم خدمات التدريب والتوعية بالنظام للمستخدمين
ما هي مساوئ نُظم إدارة الوثائق الورقية مقابل محاسن الأرشفة الإلكترونية؟
  • نقص المساحة التخزينية
  • ضعف الحماية التي تُوفّرها للبيانات وغيرها من الأصول القيمة. حيثُ أنّ أحد أكبر مخاطر أمن المعلومات بالنسبة للأعمال التجارية هو الورق.
  • يمكن بسهولة فقدان الوثائق المطبوعة أو فشل معالجتها أو تلفها، بعكس نُظم الأرشفة الإلكترونية.
  • صعوبة نقل وإرسال الوثائق. ولكن مع وجود نظام رقمي لإدارة الوثائق، يمكنك ببساطة إضافة ملحقات إلى البريد الإلكتروني وإرسال المعلومات على الفور.
  • صغوبة تعديل المحتويات. فإذا أردت إجراء تغييرات على مستند ورقي، ستحتاج إلى كتابة كل المحتوى مرة أخرى. وينبغي أيضًا أن تضع نسخة من الوثيقة الأصلية للتمييز بين جميع التعديلات التي أُجريت.
  • أكبر أوجه القصور في النظم الورقية لإدارة الوثائق هي التكاليف المرتفعة.
  • التعاون في نظام الوثائق الورقية يكون صعبًا للغاية. بينما تتيح النظم الرقمية لإدارة الوثائق ميزات التعاون بطريقة سهلة وسريعة. ويمكنهم أيضا تتبع جميع التغييرات التي أُجريت.
  • الأضرار البيئية. إنّ لاستخدام الورق وقع سيء على البيئة، وهذا سيُؤثر على ترويج شركتك كشركة مستدامة بيئيًا. حيثُ العديد من العاملين اليوم يحبّذون العمل في الشركات التي تعطي الأولوية للاستدامة والعديد من المستهلكين يفضلون أيضاً البدائل الصديقة للبيئة.