أفضل 7 ممارسات لحماية البريد الإلكتروني

وقت القراءة 8 دقيقة

في عصر اقتصاد المعرفة، استُبدلت معظم ممارسات الأعمال القديمة بأنظمة متقدمة تقنيًا تزيد من سرعة ودقة عمليات الاتصال المؤسساتية، ولكنها بنفس الوقت تجعل المؤسسة أكثر عرضة لتهديدات أمنية خطيرة تهدف إلى الاستيلاء على معلومات المنظّمة وبياناتها الحساسة. والبريد الإلكتروني أحد تلك الأنظمة.

حيث يُعتبر البريد الإلكتروني أكثر الطرق شيوعًا للمراسلات على الإنترنت، وخاصة للأعمال التجارية. ولكن بنفس الوقت، نسبة كبيرة من البرمجيات الضارة على الشبكات المعرضة للخطر يكون مصدرها البريد الإلكتروني، إذ تُشير إحصاءات أنّ أكثر من 90٪ من الهجمات الإلكترونية تبدأ برسائل بريدية ضارة. هذا يعني أنك إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني في أعمالك، فأنت في خطر ما لم تبذل جهد في توفير أفضل الحلول لـ حماية البريد الإلكتروني.

يمكن أن يؤدي ضعف أمان البريد الإلكتروني إلى تسرب المعلومات السرية، مثل: البيانات المالية للشركة وأوراق الملكية الفكرية ومعلومات الموظفين والعملاء. مما يؤدّي إلى خسارات فادحة في الإيرادات والحصة السوقية، بالإضافة إلى الغرامات والعقوبات القانونية ومخاطر الإضرار بالسمعة.

في هذا المقال، سنتناول بشيء من التفصيل موضوع حماية البريد الإلكتروني، وأنواع التهديدات التي يواجهها البريد الإلكتروني، وأيضا كيفية تقليل تأثير تلك التهديدات من خلال اتّباع أفضل الاستراتيجيات والممارسات المُتّبعة عالميًا.

 

ما المقصود بـ حماية البريد الإلكتروني؟

حماية البريد الإلكتروني هي مصطلح واسع النطاق يصف مختلف الإجراءات والتقنيات المُستخدّمة في حماية الاتصالات الرقمية داخل المنظمات. يتضمن ذلك إجراءات الأمان التقليدية مثل الكشف عن برامج التجسس، وأمان تسجيل الدخول، وتشفير البريد الإلكتروني، بالإضافة أنظمة أرشفة البريد الإلكتروني السحابية أو المحلية، والتعافي من الكوارث والنسخ الاحتياطي.

 

إحصاءات مهمّة عن البريد الإلكتروني. هل البريد الإلكتروني آمن؟

البريد الإلكتروني هو نظام لا غنى عنه في حياتنا، سواء كأفراد أو مؤسسات، لكنه بنفس الوقت بيئة غير آمنة في أغلب الأوقات، وهناك العديد من نقاط الضعف الأمنية التي يمكن استغلالها من خلاله؛ للاستيلاء على الأنظمة.

ووفقا لتقرير مكتب التحقيقات الفدرالي لعام 2020 عن جرائم الإنترنت، تسببت الهجمات السيبرانية في خسائر بلغ قدرها 4.2 بليون دولار في عامٍ واحد. ومعظم تلك الأضرار كانت نتيجة لاختراقات البريد الإلكتروني كناقل رئيسي للبرمجيات الخبيثة ومرفقات “الهاكرز”.

ونستطيع التماس مخاطر البريد الإلكتروني حقًا عند النظر إلى الدراسة التي تُشير أنّ أكثر من 80% من البريد الإلكتروني المرسل على مستوى العالم هي عبارة عن رسائل مزعجة أو Spam. أي أن ما يقارب 8 من أصل 10 رسائل مُرسلة هي عبارة عن رسائل لا يرغب المستخدم برؤيتها!

 

لماذا تعتبر حماية البريد الإلكتروني مهمّة؟

البريد الإلكتروني هو أحد أكثر القنوات عرضة للهجمات الإلكترونية. وبالتالي، يتعين على الشركات والأفراد العمل على تأمين البريد الإلكتروني الخاص بهم بشكل جيد وحمايته لأسباب كثيرة تدفعها لذلك، منها:

  • دائمًا ما يستخدم المجرمون البريد الإلكتروني كوسيلة لاختراق الأنظمة

أول شيء يحصل عليه الموظف بمجرد انضمامه إلى أي شركة هو البريد الإلكتروني الخاص ليستخدمه للوصول إلى معلومات الشركة والتواصل مع زملائه يوميًا. وكل رسالة رسمية من أو إلى الشركة تستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة. ولكن هذه الاتصالات تتسم في الغالب بالضعف، ويواجه الموظفون خطر التعرض للهجمات السيبرانية.

  • ثغرة صغيرة يمكن أن تُؤثّر على المنظمة بأكملها

إن وجود ثغرة صغيرة في البريد الإلكتروني يمكن أن تسمح للبرمجيات الخبيثة أو برامج التجسس بالتسلل إلى شبكة اتصالات المنظمة بأكملها، والتسبب بأضرار فادحة في جميع جوانب المنظمة.

  • حماية المعلومات الحساسة والحفاظ على سرية الاتصالات

يمكن أن تشمل أنظمة البريد الإلكتروني معلومات شديدة الحساسية للشركة يمكن استخدامها ضد المنظمة أو لأغراض إجرامية. كما يستطيع المجرمون استهداف الاتصالات اليومية وتغيير محتوى الرسائل.

أفضل الممارسات لحماية البريد الإلكتروني

ما هي التهديدات الأكثر شيوعًا التي تواجه البريد الإلكتروني؟

بما أنك أصبحت تعلم أنّ البريد الإلكتروني غير آمن في الوضع الطبيعي بنسبة كبيرة، دعونا الآن نتحدث قليلًا عن أنواع التهديدات الرئيسية التي تواجه البريد الإلكتروني. وهي كالآتي:

 

  • البريد المزعج أو (سبام – Spam)

وهي عبارة عن رسائل غير مرغوب فيها تضر بإنتاجية الشركة، وتؤثر على الخوادم، ويمكن استخدامها أيضًا لنشر البرمجيات الخبيثة على جهاز الضحية.

  • التصيّد الاحتيالي (Phishing)

نوع من أنواع البريد الإلكتروني الخبيث الذي يستخدم أساليب الإقناع وإرسال عدد ضخم من الرسائل بشكل عشوائي لطلب معلومات حساسة من المستلم.

  • البرمجيات الخبيثة (Malware)

هو مصطلح شائع يستخدم للإشارة إلى البرمجيات التي تهاجم الأنظمة الحاسوبية بغرض الإضرار بها. وقد كان البريد الإلكتروني على الدوام بيئة خصبة لانتشار أنواع مختلفة من البرمجيات الخبيثة، مثل: فيروسات رانسوموير أو برامج الفدية (Ransomware)، ودودة الحاسوب، وحصان طروادة، وبرامج التجسس.

  • الهندسة الاجتماعية

الهندسة الاجتماعية هي علم متخصص في بحث ودراسة سيكولوجية العامل البشري، واستخدام أساليب الإقناع واختراق البشر لخداع الضحية بغرض الاستيلاء على ممتلكاته.

  • الاحتيال بالبريد الإلكتروني المهني (Business Email Compromise أو BEC)

أسلوب احتيالي مُتقدّم، يُعرف أيضًا باسم خدعـة الرئيـس التنفيـذي (CEO Fraud)، يحدث عندما ينتحل مجرم إلكتروني شخصية موظف في الشركة أو منصب إداري كبير، مثل الرئيس التنفيذي، وطلب معلومات حساسة من الموظفين تُتيح له الدخول لأنظمة الشركة وارتكاب الجرائم.

 

أفضل الممارسات لحماية البريد الإلكتروني

يُعدُ البريد الإلكتروني أحد أكثر الوسائط استخدامًا لاتصالات الأعمال، وهذا يجعله هدفًا شائعًا للهجمات الإلكترونية. لذلك يتوجب أن يكون لدى كل منظّمة استراتيجية أمان تخص البريد الإلكتروني مصمّمة للمساعدة في تقليل مخاطر البريد الإلكتروني.

وتُوضّح أفضل ممارسات أمان البريد الإلكتروني التالية الخطوات الأولى المهمة التي يجب على المؤسسة اتخاذها لتأمين شبكة اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة.

حماية البريد الإلكتروني أفضل 7 ممارسات لحماية البريد الإلكتروني مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG

  • وضع سياسات أمان البريد الإلكتروني

باختصار، يمكن تعريف سياسات أمن البريد الإلكتروني على أنها إجراءات ومعايير تحددها الشركة وتعمل على المحافظة على تطبيقها واحترامها من قبل الجميع.

أولاً، فكّر في سياسة البريد الإلكتروني أنها دليل إرشادي يحتوي على مجموعة من القواعد والقوانين التي يجب على موظفين الشركة احترامها والسير وفقها.

ثانيًا، التفكير في سياسة البريد الإلكتروني من منظور تقنية المعلومات. وبهذا المعنى، يجب على الشركة أن تعتمد تكنولوجيات وتضمن الاستخدام الآمن والموثوق به للبريد الإلكتروني.

ومن الأمثلة على ممارسات أمن البريد الإلكتروني الجيدة:

  • استخدم حلول بوابة البريد الإلكتروني الآمن
  • نشر بروتوكول سياسة مصادقة الرسائل والإبلاغ عنها (DMARC)، والذي يساعد على تحسين حماية نطاقات البريد الإلكتروني ومنع الانتحال والتصيّد الاحتيالي
  • استخدم خدمات المصادقة أو كما تسمى بـ “التحقق متعدد العوامل” multi-factor authentication
  • استخدم التشفير أو التعمية (Cryptography)

 

  • استخدام حلول تأمين البريد الإلكتروني

تتضمن استراتيجية أمان البريد الإلكتروني الفعّالة اعتماد حلول حماية البريد الإلكتروني. كما ذكرنا سابقًا، يحتوي البريد الإلكتروني على العديد من نقاط الضعف التي لا يمكن التخفيف منها إلا باستخدام الأدوات والحلول الفنية.

وتأمين البريد الإلكتروني (SEG) هي إحدى الحلول الأمنية التي تحمي البريد الإلكتروني للشركات من أنواع مختلفة من التهديدات، مثل البريد المزعج، والتصيد، برامج الفدية، وBEC، من خلال برامج مراقبة البريد الإلكتروني الذي يتم إرساله واستقباله. صممت برمجيات SEG لمنع البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه وتسليم البريد الإلكتروني بصورة آمنة للمستلم.

 

  • إجراء تدريب لتوعية الموظفين بالمخاطر الأمنية

تعد التكنولوجيا والسياسات مكونات مهمة لاستراتيجية أمان البريد الإلكتروني وتُساهم بشكل كبير في تعزيز أمن البريد لأقصى حد. ولكن هذا لن يمنع بكلّ تأكيد إمكانية انتقال بعض رسائل البريد الضارة إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم. وحينها سيكون المستلم في مواجهة مباشرة مع المجرمين، الرابح فيها هو المُستعد جيدًا لهذه المواجهة.

لهذا السبب، يعد التدريب المنتظم للتوعية بالأمن السيبراني للموظفين مكوّنًا حاسمًا في استراتيجية أمان البريد الإلكتروني. الموظفون هم خط الدفاع الأول في المؤسسة، وتوفير التدريب الأمني المنتظم والشامل هو أفضل وسيلة للتقليل من مخاطر الأخطاء البشرية، ويسمح التدريب المنتظم بالتركيز على الأنواع الشائعة الحالية من الهجمات الإلكترونية، ويُوفّر الفرصة لتعزيز السلوكيات الجيدة للأمن السيبراني.

ويعتبر تثقيف الموظفين والتدريب على التوعية الأمنية من الجوانب الأساسية لأي استراتيجية فعّالة لأمن البريد الإلكتروني في المؤسسة، حيث أنّ غالبية الانتهاكات والخروقات في نُظم الاتصالات الداخلية هي نتيجة خطأ بشري. وتستطيع المؤسسات أن تخفف من هذا الخطر عن طريق نشر المعرفة بين الموظفين وإقامة جلسات توعوية حول تلك المخاطر.حماية البريد الإلكتروني أفضل 7 ممارسات لحماية البريد الإلكتروني مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG

كما يجب عليك التّأكُّد من أنّ الموظفين على وعي تام بالمخاطر وتهديدات البريد الإلكتروني، على سبيل المثال: يجب على موظفو قسم الموارد البشرية إدراك أنهم لا ينبغي عليهم فتح المرفقات من عناوين البريد الإلكتروني الغريبة، وأنّ موظفو قسم المالية يدركون أهمية تحديث كلمات المرور الخاصة بهم بانتظام وأنْ تكون كلمة مرور فريدة ومعقدة تحتوي على أحرف كبيرة وصغيرة وأرقام ورموز، والتّأكُّد أيضًا بأنّ فريق المبيعات على معرفة بالأنواع الشائعة المستخدمة في عملية التصيد الاحتيالي.

في حين أن موظفيك قد يكونوا الحلقة الأضعف في النظام الأمني، فهم يمثّلون أيضًا خط الدفاع الأول، لذلك يجب عليك التفكير ملّيًا بالاستثمار المستمر في الأفراد لتدريب وتأهيل الموارد البشرية أمنيًا وتقليل التهديدات والأخطاء البشرية.

 

  • ضع خطة لأسوأ سيناريو

عندما تشرع بوضع استراتيجية لأمن البريد الإلكتروني، يجب أن تُراعي وضع بروتوكولات واضحة للاستجابة للتهديدات المحتملة المُفاجئة. فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون هناك سياسة واضحة حول التصرّف الذي يتعيّن على الموظفين القيام به إذا تعرض بريد إلكتروني لأحد الموظفين للخطر، ومن الجهة أو الشخص الواجب إبلاغه في هذه الحالة.

في جميع الأحوال، يجب عليك دومًا وضع خطة لأسوأ الاحتمالات إذا أردت أن تكون استراتيجيتك لحماية البريد الإلكتروني تمتاز بالفعالية والمرونة، حيث أنّ التصرّف بسرعة أثناء الحوادث الأمنية المُفاجئة أمرًا بالغ الأهمية، ومن شأن وجود بروتوكول واضح أن يساعد على تقليل من التأثيرات الناتجة.

 

  • ضع الهاتف المحمول في الحسبان

الأجهزة المحمولة الآن تشغل مساحة كبيرة من استخدامات موظفي أي شركة، لذلك يجب عليك أن تأخذ ذلك في الحسبان أثناء رسم استراتيجية حماية البريد الإلكتروني.

وفي حين أنّ “سياسة استخدام الأجهزة الخاصة في العمل” أو (BYOD) آخذة بالانتشار بشكل كبير في السنوات الأخيرة، بسبب ما تُوفّره على الشركة، إلا أنها تجلب معها جملة من مشاكل الأمان.

حتى عندما يكون لدى الموظفين أجهزة تصدرها الشركة، فلا يزال من الممكن اختراقها بسهولة. حيث تُشير دراسات إلى زيادة بنسبة 250٪ في هجمات برامج الفدية على الأجهزة المحمولة التي تم الإبلاغ عنها في عام 2017.

كما أنه من السهل أيضًا فقد جهازك المحمول أو سرقته، وهي حوادث قد تؤدي إلى خرق أمني خطير. لذلك من المهم أن تضع، أثناء وضع الاستراتيجيات الأمنية، سياسات BYOD في الحسبان وتضع بروتوكول حماية للأجهزة المحمولة.

 

  • منع تسرب البيانات

غالبًا ما تشترك المستندات السرية للمنظّمة في سمات معينة. قد يكون لديهم كلمات رئيسية أو أنواع بيانات أو قواعد متشابهة يمكن استخدامها بذكاء لاكتشاف هذه المستندات. يمكن لمؤسستك منع تسرب مثل هذه البيانات الحساسة في رسائل البريد الإلكتروني عن طريق فحص محتواها أو الحظر أو الرقابة على أساس الكلمات الرئيسية والتعبيرات والقواعد.

على سبيل المثال، يمكن حظر جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة التي تتضمّن معلومات شخصية مثل أرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات بطاقة الائتمان. وقد يتم ذلك من خلال الاستعانة ببرمجيات “منع فقدان البيانات” التي تسمح بمراقبة وكشف وحظر تسرّب البيانات المهمة والسرية إلى خارج المنظمة.

والمقصود بـ “منع فقدان البيانات” أو (Data Leakage Prevention) هي استراتيجية أمنية شاملة للسياسات والقواعد والتقنيات التي تستخدمها المنظّمات للحفاظ على البيانات المهمة من الأشخاص الغير مصرح لهم  بالإطلاع عليها.حماية البريد الإلكتروني أفضل 7 ممارسات لحماية البريد الإلكتروني مجموعة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG

يمكن تطبيق أدوات منع فقدان البيانات (DLP) لمنع المعلومات الحساسة من الانتشار خارج مؤسستك عن طريق تنبيه الوحدة المسؤولة عن أمن المعلومات بشأن انتهاكات سياسات الوصول إلى البيانات. يتيح ذلك الاستجابة بشكل استباقي للمشكلات بدلاً من محاولة إصلاح الضرر بعد حدوث تسرب للبيانات بالفعل.

وتطوّرت تقنيات DPL بشكل كبير الآن، حيث أصبحت تستخدم التقنيات التنبؤية، مثل التعلم الآلي (ML) والذكاء الاصطناعي (AI)، بشكل متزايد للمراقبة في الوقت الفعلي لاكتشاف أنماط البيانات غير العادية التي يمكنها تحديد انتهاكات البيانات وحظرها.

إذا لم تستغرق وقتًا في تأمين أصولك المعلوماتية وحمايتها من الوصول غير المصرح، فإنك تواجه خطر فقدان سمعة عملك. يجب عليك إدراك أنه عندما يثق العملاء والموظفين في مؤسستك بما يكفي لمشاركة بياناتهم الخاصة، فإنك تتحمل مسؤولية حمايتها بالكامل.

 

  • التعاقد مع مُقدّم خدمات وحلول حماية البريد الإلكتروني موثوق

عقد شراكات مع خبير في مجال أمن البريد الإلكتروني هي فرصة كبيرة وحلًّا فعّالاً لحماية البريد الإلكتروني في مؤسستك بشكل كبير. التعاقد مع شركة تساعدك في تعزيز أمن البريد الإلكتروني توفّر عليك، على سبيل المثال لا الحصر، خدمات الدعم الفني، وخدمات التدريب والتوجيه التقني.

شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات (RMG)، هي شركة رائدة في هذا المجال، تُقدّم خدمات أمنية بجودة عالية تساعدك في تعزيز أمن بريدك الإلكتروني عن طرق حلول تقنية وخدمات استشارية فريدة، وبأسعار منافسة!

 

استنتاج

نظرًا لكون البريد الإلكتروني مركز اتصالات الأعمال الرئيس لمعظم المؤسسات، يجب بذل قصارى جهدك لتأمينه. ويمكن أن يساعد تطبيق أفضل الممارسات السليمة لأمان البريد الإلكتروني في درء الهجمات وخروقات البيانات؛ ما ينتج عنه بناء الثقة في عمليات مؤسستك والموظفين والعملاء.

ضع في اعتبارك دائمًا أن بريدًا إلكترونيًا ضارًا واحدًا يمكن أن يكون كافيًا لإيقاف جميع عمليات الشركة، وفي بعض الحالات، تكون الخسائر لا تُحصى.

وفي الختام، وكما أوضحنا في هذا المقال، فإنّ أمان البريد الإلكتروني عملية معقدة، تتضمن أساليب وتقنيات مختلفة، وتتطلب جهدًا مشتركًا من قبل الشركة وجميع الموظفين بمختلف المستويات.

 

هل تحتاج إلى مساعدة في تصميم، أو تطوير، أو تنفيذ إستراتيجية حماية البريد الإلكتروني؟

في ريناد المجد لتقنية المعلومات (RMG) نُوفّر حلولًا أمنية وخدمات استشارية شاملة. تواصل معنا الآن!

اترك رد